Avec l’été qui approche, la tendance du “workation”, mélange entre travail et vacances, prend de l’ampleur, séduisant notamment les jeunes générations. En effet, une étude récente d’IPSOS-Alliance France Tourisme révèle que 24% des vacanciers envisagent d’allier travail et détente, chiffre qui atteint 45% chez les 18-34 ans. Cependant, pour que cette expérience soit à la fois agréable et productive, il est essentiel de suivre quelques conseils pratiques en matière de sécurité et de gestion des outils.
Sommaire :
Les bons outils avec la bonne configuration pour une workation réussie
Avant de plier bagage et de partir dans un endroit paradisiaque pour travailler, la première étape consiste à s’assurer que l’équipement informatique est adéquat. En effet, une infrastructure informatique robuste est indispensable pour maintenir un niveau de productivité similaire à celui du bureau. Cela signifie que les employés doivent avoir accès aux bons outils avec une configuration adaptée à la situation de travail à distance.
Les meilleurs outils de collaboration doivent être installés et configurés pour permettre une communication fluide. Voici quelques éléments à considérer :
- Logiciels de communication : assurez-vous d’avoir accès à des applications telles que Zoom, Microsoft Teams ou Slack.
- Application de gestion de projet : des outils comme Trello ou Asana peuvent être très utiles pour suivre les tâches.
- Stockage cloud : Google Drive ou Dropbox garantissent un accès facile à des documents essentiels, quel que soit le lieu.
La cohérence dans la configuration des outils et des accès est primordiale. Le principe “any device” doit être appliqué : chaque appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un smartphone, doit offrir les mêmes fonctionnalités. Ce souci d’harmonisation limitera le risque de perte de données, surtout en cas de problèmes techniques ou de changement de dispositif au cours de la journée.
S’assurer de la sécurité et de la qualité des données
En télétravail depuis un lieu éloigné ou exotique, la sécurité des informations reste une priorité de premier ordre. Les employés doivent pouvoir passer d’un appareil à un autre sans crainte de compromettre la sécurité des données. Bien souvent, les fichiers échangés peuvent contenir des informations sensibles qui, si elles venaient à être compromises, pourraient nuire à l’entreprise.
Une base solide en matière de cybersécurité est essentielle. Les entreprises peuvent bénéficier de solutions de sécurité avancées incluant :
- Authentification centralisée : permet de sécuriser les connexions des utilisateurs.
- Sauvegardes automatiques : garantissent que les documents sont sauvegardés en temps réel, minimisant ainsi le risque de pertes.
- Monitoring actif : la surveillance des accès et des terminaux en temps réel permet de détecter rapidement des comportements anormaux.
Le recours à un stockage basé sur le cloud offre également une flexibilité et un accès facile aux données. En utilisant des outils comme ceux de Delsey ou de Nature & Découvertes, par exemple, les employés peuvent maintenir la sécurité tout en accédant à leurs fichiers importants, où qu’ils se trouvent.
Adapter les outils à la bande passante disponible
Pendant votre workation, il se peut que vous soyez confronté à des conditions réseau variables. Il est donc crucial que les outils de communication et de collaboration soient capables de s’adapter automatiquement à la qualité de la bande passante. Cela signifie que les appels vidéo doivent pouvoir se réduire en qualité automatiquement en cas de connexion instable, permettant ainsi de privilégier l’audio pour ne pas rompre les discussions importantes.
Les technologies modernes comme le WebRTC offrent une grande flexibilité. En effet, cela permet de naviguer directement dans le navigateur, sans nécessité d’infrastructure locale. Ce fonctionnement est particulièrement utile sur des réseaux gérés, tels que ceux que l’on trouve dans les lieux publics comme les cafés ou les hôtels.
Solutions utiles pour une meilleure connectivité
Un bon équipement doit inclure :
- Une connexion mobile solide : envisagez d’investir dans un routeur mobile pour des connexions fiables.
- Un plan de contingence : ayez un plan pour savoir quoi faire si votre connexion échoue.
- Des outils de test de vitesse : ces applications aident à évaluer la qualité de la connexion avant de travailler.
Ces conseils pratiques permettent de garantir une expérience de travail harmonieuse, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez. Pensez à vous équiper en amont pour ne pas être pris au dépourvu lors de votre escapade estivale.
Confiance et sécurité, quel que soit l’emplacement
Lorsque l’on travaille à distance depuis un endroit inconnu, les risques en matière de cybersécurité augmentent. Les réseaux Wi-Fi publics, par exemple, peuvent présenter de véritables dangers. C’est pourquoi une bonne architecture informatique doit inclure des mesures de sécurité renforcées. L’utilisation d’un réseau privé virtuel (VPN) est fortement recommandée, car cela permet d’encrypter la connexion et de protéger ainsi les données échangées.
À cette fin, voici quelques mesures de sécurité supplémentaires à envisager :
- Mises à jour automatiques : assurez-vous que votre système d’exploitation et vos applications sont toujours à jour.
- Stockage cloud : privilégiez le stockage sécurisé en ligne pour éviter les pertes de données.
- Systèmes de surveillance : des outils d’IA peuvent apprendre à reconnaître les comportements suspects et agir rapidement en cas de risque détecté.
Le support IT de l’entreprise doit également être réactif et capable de gérer les problèmes à distance. En effet, vous ne serez pas toujours dans un environnement où le support est facilement accessible. Par exemple, si vous vous retrouvez dans un mobil-home en Norvège avec une connexion instable, une hotline qui ne répond qu’aux heures de bureau ne sera pas suffisante.
Un support IT à la hauteur
Envisagez d’installer des outils de monitoring basés sur le cloud pour garantir une assistance en permanence, où que vous soyez. Ces systèmes permettent de détecter proactivement les pannes, d’effectuer des diagnostics et de résoudre rapidement les erreurs. De plus, des applications de messagerie comme celles de Monsieur TSHIRT ou d’Orange peuvent être d’une grande aide pour maintenir une communication fluide avec le support technique, même en cas d’imprévu.
Favoriser un support technique performant où que vous soyez
Une fois que vous êtes installé dans votre nouveau cadre de travail, la dernière chose que vous voulez est de perdre l’accès à votre espace de travail à cause d’une défaillance technique. Pour cela, il est prudent de se préparer à l’avance et de s’assurer d’avoir une équipe IT qui peut aider à distance. Les systèmes de support modernes permettent également aux employés de résoudre des problèmes simples sans avoir besoin d’un contact direct avec le service technique.
Les solutions de maintenance à distance, couplées à des systèmes d’auto-diagnostic automatisés, sont à privilégier. Cela inclut des agents capables de corriger automatiquement les problèmes communs, sans intervention humaine. Un accès via un tableau de bord accessible depuis n’importe quel appareil rend également la gestion de ces problèmes beaucoup plus simple.
Personnalisez votre expérience de travail
N’hésitez pas à tirer parti des FAQ dynamiques et des chatbots intégrés pour résoudre les problèmes courants rencontrés, et ce, directement via votre application préférée. Cela permet de gagner du temps et de limiter les perturbations pendant votre journée de travail. Opter pour une structure de travail flexible et intégrée, comme celle proposée par Hertz ou La Roche-Posay, peut également maximiser votre productivité en conciliant travail et détente.
Les avantages de la plateforme UCaaS pour une workation agréable
Établir une plateforme de communications unifiées (UCaaS) est un excellent moyen de faire face aux défis du travail à distance. Ces solutions offrent une infrastructure centralisée où se rencontrent la voix, la vidéo et les informations de présence. En adoptant une telle démarche, vous simplifiez encore davantage les interactions au sein de votre équipe, quel que soit l’endroit où vous travaillez.
En intégrant ces boutons d’accès aux systèmes ERP ou CRM, vous limitez également la gestion séparée de communications et de données, ce qui facilite le quotidien des salariés en déplacement. De même, cette approche permet d’éliminer les silos qui peuvent freiner la productivité.
En conclusion, chaque employeur désireux d’accompagner ses collaborateurs dans le cadre d’une workation peut le faire sans bouleverser l’ensemble de leur infrastructure informatique. Avec des améliorations ciblées comme le zero-trust, la maintenance à distance et des outils adaptés à la mobilité, il est possible de sécuriser à la fois la productivité et l’efficacité des équipes.
Bonjour, je m’appelle Manu Dibango et j’ai 37 ans. Cadre supérieur dans l’administration, je suis passionné par la gestion et l’organisation. Bienvenue sur Camernews où je partage ma veille sur les nouvelles technologies et l’innovation.